請求書の入金確認を整理する：一部入金と照合待ちを分ける表

請求書を送った後に必要なのは、入金の有無を確かめ、どの請求に対する支払いかを結び付ける作業です。「入金済み」のチェックだけでは、一部だけ支払われたときや、振込名義が違うときに迷います。

ここでは、すでに作成した請求書と銀行の入金記録を確認するための内部管理表を設計します。請求書そのものの書式や、税務上必要な保存を代替するものではありません。

請求書ごとの一覧と、入金の記録を分ける

このブログの設計案では、一覧は請求書1通につき1行にします。取引先ごとに1行にすると、同じ月の別請求や支払期日の違いが混ざるためです。

請求一覧の項目入れる内容
請求番号・取引先書類と結び付く番号、相手の名称
請求書の保存先確認した原本を開ける場所
送付日・支払期日送った日と、合意した支払期日
請求額対象の請求書に記載した金額
照合済み入金額この請求への入金と確認できた金額の合計
差額請求額から照合済み入金額を引いた金額
状態未入金・一部入金・照合待ち・確認完了など
次の確認確認する人、日付、具体的な作業

別の入金記録には「入金日／金額／振込名義／対応する請求番号／確認メモ」を残します。2回に分けて振り込まれた場合も、入金記録は2行のままにし、請求一覧では合計を見ます。

架空の3例で、状態を決めてみる

ケース請求額照合済み入金額差額扱い
A：全額を確認33,000円33,000円0円確認完了
B：2回払いの1回目55,000円22,000円33,000円一部入金。次の予定を確認
C：同額の振込はあるが名義が不明22,000円0円22,000円照合待ち。対応先の確認前には加算しない

Cでは、銀行側に22,000円の入金があることは、入金記録に残します。ただし、どの請求への支払いかが確定するまで、請求一覧の「照合済み入金額」には入れません。未確認の入金を消したり、同じ入金を複数の請求へ重複して計上したりしないためのルールです。

差額が出ても、すぐに不足と決めない

金額の違いには、一部払い、複数請求の合算、振込手数料の扱い、請求内容の変更など、確認すべき事情があります。差額だけで相手への連絡内容を決めず、請求書、合意内容、入金記録を順に見ます。

差額がマイナスになった場合は「過入金の可能性」として確認します。表を見やすくするために差額を0円へ書き換えず、確認後の扱いをメモしてください。

確認する順番を固定する

  1. 新しい入金を入金記録へ残す。
  2. 請求番号、金額、名義などを照らし合わせる。
  3. 対応が分かったものだけ、請求一覧の入金額を更新する。
  4. 不明なものには、次に確認する内容と担当を書く。
  5. 支払期日を過ぎた請求は、照合待ちの入金がないかも見てから対応を決める。

確認頻度は入金件数と業務に合わせます。最初から自動で催促文を送る仕組みを作るより、誰がどの情報を見て確認完了にするかを先に決めておくと、後で自動化する範囲も定まります。

ツールを選ぶ前に、困っている工程を一つにする

請求書の作成が負担なのか、送付先を毎回入力することが負担なのか、入金との照合が負担なのかで、必要な機能は変わります。作成機能があるだけで、入金照合まで無料で自動化できるとは限りません。

まずは架空の請求3件で、この表の「全額・一部・照合待ち」を再現してみてください。実際の記録を扱うときは、業務に必要な人だけが見られる場所で管理します。

作成日：2026年9月10日。独自の内部管理例です。金額・取引・入金はすべて架空で、会計処理の判断や自動照合の動作を検証した記事ではありません。

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