Googleフォームの問い合わせ対応を整理する、7項目の管理メモ
問い合わせは届いている。でも、誰が返すのか、いつまでに返すのかがメールの中に埋もれてしまう。
そんなときは、問い合わせごとに「担当者」「期限」「次にやること」を残せる場所を作るところから始めてみてください。
この記事では、Googleフォームで集めた問い合わせを整理する方法と、自動化サービスを検討する目安をまとめます。個人事業や少人数での運用を想定した設計例です。
まず、問い合わせを一覧にする
Googleフォームには、回答をGoogleスプレッドシートに保存する機能があります。フォームの「回答」から保存先を選び、新しいスプレッドシートを作るか、既存のものを指定します。Google公式：回答の保存先を選択する
新しい回答があったことを知りたい場合は、「回答」のメニューからメール通知を受け取る設定もできます。Google公式：回答を表示・管理する
一覧と通知があれば、確認する入口が揃います。次に、その問い合わせをどう処理するか決めます。
1件につき、7項目を残す
以下は、問い合わせを処理するための管理メモの例です。フォームの回答そのものとは別に、対応状況を記録する表を用意する場合にも使えます。
| 項目 | 記録する内容 | 記入例（架空） |
|---|---|---|
| 管理番号 | 問い合わせを区別する番号 | Q-001 |
| 受付日時 | いつ届いたか | 9月10日 10:00 |
| 用件 | 内容を短くまとめる | 見積もり希望 |
| 担当者 | 次に対応する人 | 担当A |
| 返信期限 | いつまでに最初の返答をするか | 9月11日 15:00 |
| 状態 | 今どの段階にいるか | 未着手 |
| 次の作業 | 具体的に何をするか | 希望する納期を確認する |
管理番号には、元の問い合わせと対応表を結び付ける役割があります。元データの連絡先や詳しい内容は、管理番号から確認できるようにします。状態の入力候補は「未着手」「対応中」「相手の返答待ち」「完了」の4つを出発点にすると整理しやすくなります。
「対応中」と書くだけでは次の作業が分かりません。「料金を調べる」「納期を確認する」のように、次に取る行動も一緒に残してください。1人で対応する場合でも、翌日見た自分が迷わないメモになります。
毎日確認するのは、未完了のもの
確認する時間を決めたら、完了した問い合わせを除き、返信期限が近いものから見ていきます。
担当者が空欄なら担当を決める。期限が空欄なら期限を入れる。相手の返答待ちなら、次に確認する日を「次の作業」に残す。
最初は手動でも構いません。数日運用して、どこに時間がかかるかを記録すると、自動化したい作業が具体的になります。
自動化を検討する目安
同じ内容を別の表に何度も転記している。問い合わせの種類ごとに担当者を分けている。複数のサービスを開いて、同じ情報を確認している。
こうした繰り返しが見えてきたら、入力を受け取った後の処理を自動化する候補を考えます。
候補の1つがMakeです。Googleフォームの回答を取得するための機能が公式に用意されています。実際の連携には、アカウント接続や処理の設定が必要です。Make公式：Google Forms連携
検討する際は、以下の3点を書き出してみてください。
- 何をきっかけに動かすか：例、新しい問い合わせが届く。
- どんな条件で分けるか：例、用件に応じて担当を決める。
- 最後に何が残ればよいか：例、管理番号と担当者が対応表に記録される。
これは連携の設計例で、実機での動作確認を済ませた手順ではありません。使う場合は架空データで、1件が正しく処理されるか、同じ内容が重複しないか、処理に失敗したことが分かるかを確認しましょう。
Makeには月1,000クレジットまでの無料プランがあり、定期実行の最短間隔は15分と案内されています。消費量は構成や機能によるため、「問い合わせ1件＝1クレジット」とは限りません。最新の条件は公式ページで確認してください。Make料金ページ
コピーして使える、問い合わせ管理チェックリスト
以下をメモにコピーして、今の運用と照らし合わせてください。
- □ 問い合わせを確認する場所が決まっている。
- □ 新しい問い合わせに気付く方法がある。
- □ 元の問い合わせと対応記録を結び付けられる。
- □ 未完了の問い合わせには担当者が入っている。
- □ 最初の返信期限を決めている。
- □ 「対応中」の項目には次の作業も書いている。
- □ 相手の返答待ちには、次に確認する日を残している。
- □ 同じ問い合わせを二重に処理しない確認方法がある。
- □ 表を見られる人の範囲が、業務に必要な人に絞られている。
- □ 自動化するなら、架空データで成功・重複・失敗を確認する。
まずは未完了の問い合わせを3件だけ、この7項目で書き直してみてください。空欄になった項目が、次に整える場所です。
記載情報の確認日：2026年9月10日。現在のリンクは通常の公式リンクです。
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