「最終版」が増える前に：案件ファイルの名前と版をそろえる方法

「提案書_最終」「提案書_最終2」「提案書_本当の最終」が並ぶと、送るファイルを選ぶたびに中身を開くことになります。

このブログでは、ファイル名だけで最新版を判断しようとせず、名前のルールと現在使う版の記録を組み合わせる方法を提案します。

名前は4つの要素に絞る

ひな型は「案件番号_書類の種類_版_日付」です。架空の例なら「P021_提案書_v02_20260910.pdf」とします。日付が作成日なのか送付日なのかも、運用で一つに決めてください。

要素	決めておくこと
案件番号	案件一覧と同じ番号を使う
書類の種類	見積書、提案書など呼び方をそろえる
版	v01、v02のように変更時に進める
日付	この例ではファイルを作成した日

ファイル名に顧客の詳しい情報を詰め込む必要はありません。番号から案件をたどれるなら、短い名前にできます。

作業中の版と、送付した版を分ける

v03を編集中でも、相手が確認しているのは送付済みのv02かもしれません。案件一覧には「現在の作業版」と「直近の送付版」を別に残します。

架空の記録は「作業版v03／送付版v02／送付日9月10日」。相手から修正が届いたとき、どの版に対する指摘かを確認しやすくなります。

版を進めるタイミングを決める

たとえば「相手へ送る前に版を確定する」「送付後に内容を変えたら新しい版にする」というルールが考えられます。編集中の細かな保存をすべて別ファイルにするかどうかは、利用するソフトの機能とチームのやり方に合わせます。

過去に送ったファイルは、どれを送ったか確認できる状態で残します。旧版を片付ける場合は、保存期間や社内の取り扱いに従い、名前をそろえる作業のついでに一括削除しないようにします。

送る直前の3点確認

• 案件番号が、送付する相手の案件と一致しているか。
• 版が、案件一覧に記録した送付予定の版と一致しているか。
• 開いた本文にも、必要な変更が反映されているか。

名前を変えただけで内容の修正が終わったとは限りません。まず一つの案件でこの運用を試し、一覧とファイルの両方から現在の版を特定できるか確かめてください。

作成日：2026年9月10日。ファイル管理の設計例です。特定ソフトの自動保存や履歴機能を説明したものではありません。