自動化する仕事を選ぶ前に：1週間の繰り返しを5項目で記録する

「何か自動化したい」から始めると、目立つ機能を試しても、自分の仕事のどこに使うか決まらないことがあります。先に繰り返している作業を記録すると、試す対象を絞れます。

ここでは、一週間を観察期間にして、自動化候補を選ぶためのメモを作ります。一週間で効果が判定できるという意味ではなく、記録を始めるための区切りです。

記録する5項目

項目	残す内容
作業名	「確認」ではなく「受付内容を案件一覧へ転記」など
回数	観察期間に実際に何回行ったか
所要時間	1回ごとの大まかな実測時間
判断の有無	毎回同じルールで進められるか
間違えた場合	誰にどんな影響があるか、戻せるか

まだ測っていない時間は、予想と分かるように書きます。実測と予想を同じ列で混ぜると、効果を大きく見積もる原因になります。

架空の計算例

ある転記が1回3分、週10回なら、その週の作業時間は30分です。仮に自動化後も確認に1回1分かかるなら、確認だけで週10分が残ります。

この差の20分は、条件を置いた計算上の値です。設定、保守、失敗時の修正にかかる時間はまだ含んでいません。「30分の作業があるから、毎週30分を必ず削減できる」とは扱いません。

最初に試す候補の見つけ方

回数が多く、入力と出力が決まっていて、結果を確認しやすい作業は、試作の候補になります。反対に、例外判断が多い仕事は、いきなり最後まで自動で進めるより、情報を集める部分や下書きを作る部分だけを切り出せないか考えます。

たとえば顧客への返答なら、「回答を送る」まで一続きにせず、「必要な情報を一覧にする」「返信案を作る」「人が確認する」「送る」に分解できます。

試す対象は、一つだけ決める

候補を並べたら、最初の試作で何ができればよいか一文にします。「架空の受付3件から、管理番号と担当者を作れる」のような形です。

実際に試した後は、設定にかかった時間、確認にかかった時間、直す必要があった件数を記録します。継続するかの判断は、当初の予想ではなく、試して分かった負担も含めて行います。

作成日：2026年9月10日。独自の選定方法です。時間と回数は計算用の仮定で、実際の削減実績ではありません。