案件フォルダに何を入れる？受領・作業・送付を分ける整理例

受け取った資料、作業中のファイル、相手へ送った書類が同じ場所にあると、どれを使うか迷います。フォルダを細かく分けすぎても、保存先を考える手間が増えます。

ここでは、案件ごとに使うフォルダを、作業の段階で分ける案を紹介します。

最初は4つの置き場を作る

置き場	保存するもの	迷ったときの基準
01_受領	相手から受け取った元資料	元の状態を確認するために残す
02_作業	自分たちが編集している資料	内容を変える予定がある
03_送付済み	実際に相手へ送った書類	何を送ったかを確認する
04_記録	合意事項、変更履歴、案件メモ	判断の理由や経緯を残す

案件の一番上には、案件番号と短い名前を付けます。表の番号は並びをそろえるための案で、使う環境の表示順に合わせて調整できます。

受け取った資料へ直接手を加える前に

たとえば相手から届いた原稿を編集するときは、受領した版が分かる状態を保ちます。作業用のコピーを作る方式でも、使うソフトの履歴を使う方式でも、「何を受け取り、何を変更したか」を追えるかが判断基準です。

特定の保存方法を一律に決めるより、相手の原稿と自分の編集結果が混同されないことを確かめてください。

送付済みには、送付先と日付も残す

ファイルだけでは、いつ誰に送ったか分かりません。案件メモに「送付日／送付先／ファイル名／目的」を一行残します。

架空の例は「9月10日／先方担当者／P031_提案書_v02／内容確認用」。同じPDFを別の日に再送した場合は、その記録も追加します。

フォルダを増やす前に、探した理由を見る

「どこに保存したか分からない」のか、「保存先は分かるが最新版が分からない」のかで、改善方法は違います。後者なら、フォルダを増やすより版の記録を直すほうが目的に合います。

担当者に、よく使うファイルを3つ探してもらい、どこで迷ったかだけを記録します。利用する人が迷わず置ける分類を残し、使われない細分類は増やさない方針から始められます。

共有する前の確認

置き場を整えたら、閲覧・編集できる人の範囲も確認します。案件外の人へ公開せずに必要な担当者が開けること、送付用の資料に内部メモが混ざらないことを確認してください。

作成日：2026年9月10日。独自の整理例です。実際のフォルダ移動や共有設定を行った事例ではありません。