AIに問い合わせの返信案を作ってもらう前に、渡す情報と確認する箇所

返信案の文章は整っているのに、約束していない納期や料金が入っている。これを避けるため、このブログでは「確定した情報」「まだ分からない情報」「相手に聞くこと」を分けてから文章にする方法を提案します。

依頼文は、この4つに分ける

AIへ渡す前に、実名や連絡先など、下書きに不要な情報を仮の表記へ置き換えます。社外サービスへ入力できる情報の範囲は、自分の業務で決まっている扱いを優先してください。

用件：資料の修正についての相談。確定事項：相談を受け取った。未確定事項：作業量、料金、対応可能な日程。相手に聞くこと：ページ数と原稿の有無。

これなら、元のメールを丸ごと渡さなくても、返答の目的を伝えられます。

コピーして使う指示文

次の情報だけを使い、問い合わせへの返信案を作ってください。目的は不足情報の確認です。未確定の料金・納期・対応可否を補わないでください。判断に必要な情報が足りなければ、本文の前に「要確認」として挙げてください。相手への質問は2点まで、過剰な敬語を避けて、短い段落にしてください。

指示文の後ろに、整理した4項目を付けます。「2点まで」は質問を絞るための運用案なので、業務に合わせて変更できます。

送る前に、5箇所だけ読み直す

確認する箇所	見つけたい誤り
宛名	別の相手の名前が残っていないか
金額と日付	元の情報にない数字が増えていないか
対応の約束	未確認なのに「可能です」としていないか
質問	今回の判断に必要な質問か
添付・リンク	実際にはない資料を案内していないか

架空の例では、「来週金曜までに対応可能です」という一文が入ったら修正対象です。日程は未確定なので、「希望する時期もお知らせください」のように確認へ戻します。

そのまま送れなかった理由を一行残す

毎回、文章全体を書き直すと、何が問題だったかが残りません。「日程を勝手に確定」「質問が5つに増えた」「添付がある前提になった」のように、修正理由を記録します。同じ理由が続いたら、次の指示文に条件を足します。

最初は架空の相談を1件使い、下書き作成と確認を別の作業として試してみてください。文章が自然かどうかと、内容が正しいかどうかは、それぞれ確認する必要があります。

作成日：2026年9月10日。返信案を作るための設計例です。実際のメール送信や効果測定を行った事例ではありません。